Top greșeli de evitat în utilizarea sistemului e-facturare

Implementarea sistemului e-Facturare în România aduce numeroase beneficii, inclusiv eficientizarea proceselor și reducerea birocrației. Cu toate acestea, utilizarea acestuia poate pune probleme dacă nu este gestionată corect. 

1. Lipsa cunoașterii legislației aplicabile

O greșeală comună este neînțelegerea reglementărilor legale privind e-Facturarea. Sistemul are cerințe specifice care trebuie respectate, cum ar fi utilizarea obligatorie pentru anumite categorii de tranzacții, precum cele B2G (business-to-government) sau tranzacțiile cu risc fiscal ridicat. Ignorarea acestor cerințe poate duce la penalități sau chiar refuzul facturilor.

Soluție: Informați-vă constant despre legislația actualizată și consultați surse oficiale, precum site-ul ANAF, pentru a fi la curent cu toate obligațiile legale.

2. Erori în completarea facturilor

Un alt aspect problematic este completarea incorectă a facturilor electronice. Greșeli precum date greșite despre client, omisiunea informațiilor obligatorii sau utilizarea codurilor CPV incorecte pot cauza întârzieri sau anularea documentelor.

Soluție: Utilizați un sistem de verificare internă pentru validarea datelor înainte de transmiterea facturilor și asigurați-vă că personalul implicat este bine instruit.

3. Nerespectarea formatului cerut

Facturile electronice trebuie să fie transmise într-un format specific, de obicei XML, conform standardelor impuse de sistemul e-Facturare. Utilizarea unui format greșit duce la respingerea automată a facturii.

Soluție: Folosiți aplicații software acreditate care respectă cerințele tehnice ale platformei e-Facturare. Asigurați-vă că aveți mereu cea mai recentă versiune a acestora.

4. Întârzierea în emiterea și transmiterea facturilor

Neemiterea facturilor la timp este o problemă majoră care afectează relațiile comerciale și conformitatea cu legislația fiscală. Termenele de emitere și transmitere sunt stricte, iar întârzierea poate duce la sancțiuni.

Soluție: Automatizați procesul de emitere a facturilor și setați alerte pentru a respecta termenele. Planificați transmiterea imediată după încheierea tranzacției.

5. Lipsa unei arhive electronice conforme

Conform legislației, facturile electronice trebuie păstrate într-o arhivă electronică timp de cel puțin 10 ani. Mulți utilizatori nu au un sistem corespunzător de arhivare, ceea ce poate crea probleme în cazul unui audit fiscal.

Soluție: Investiți într-o soluție de arhivare electronică certificată care să asigure integritatea și accesibilitatea documentelor pe termen lung.

6. Neglijarea actualizărilor tehnice

Platforma e-Facturare poate suferi modificări tehnice sau actualizări care trebuie implementate imediat. Neglijarea acestor aspecte poate duce la incompatibilități și erori în transmiterea documentelor.

Soluție: Abonați-vă la notificările oficiale emise de ANAF și colaborați cu furnizorii de software pentru a vă asigura că sistemele utilizate sunt mereu actualizate.

7. Instruirea insuficientă a personalului

Lipsa unei instruiri adecvate a angajaților responsabili de facturare poate duce la greșeli frecvente și utilizarea incorectă a platformei.

Soluție: Organizați sesiuni periodice de training pentru personalul implicat în procesul de facturare și includeți simulări practice pentru a asigura o utilizare corectă a sistemului.

8. Neutilizarea semnăturii electronice calificate

Pentru ca o factură electronică să fie valabilă, aceasta trebuie semnată electronic cu o semnătură calificată. Ignorarea acestui aspect invalidează factura.

Soluție: Achiziționați un certificat de semnătură electronică calificată de la un furnizor acreditat și asigurați implementarea corectă în procesul de facturare.

Evitatea acestor greșeli comune în utilizarea sistemului e-Facturare nu doar că îmbunătățește eficiența proceselor, dar previne și sancțiunile sau problemele legale. Implementarea unor măsuri proactive, instruirea personalului și utilizarea unor soluții tehnologice moderne sunt pași esențiali pentru o tranziție lină către digitalizare fiscală.