Sala de receptie, hotel, locuri neobisnuite…de unde sa incepi pentru organizarea unui eveniment corporate?

Organizarea de evenimente corporate implica, printre altele, si alegerea locatiei potrivite. Acest lucru trebuie conceput pentru a fi strategic, practic, in conformitate cu asteptarile oaspetilor si, in special, a imaginii organizatiei. Prin urmare, nu trebuie trecuta cu vederea alegerea locatiei unui eveniment corporate, mai ales ca succesul sau depinde in mare masura de acest parametru.

Gasirea locului potrivit necesita putina metoda si reflectie. Capacitatea, bugetul, echipamentele, dar si imaginea pe care vrei sa o oferi lumii sunt elemente de luat in considerare.

Iata o lista a principalelor criterii care trebuie luate in considerare atunci cand alegi locatia ideala pentru viitorul eveniment corporate.

Tipul evenimentului: seminar, conferinta, eveniment public, iesire de team building etc. Alege cel mai potrivit loc pentru tipul de eveniment organizat. Nu poti trata un grup de investitori la fel cum tratezi clientii sau echipa de lucru: asteptarile, disponibilitatea si obiectivele sunt diferite. Prin urmare, este important sa se determine profilul participantilor pentru fiecare eveniment.

Obiectiv: Care este motivul acestui eveniment? Scopul lui? Mesajul lui? Locatia aleasa trebuie sa poata reflecta intentiile si sa fie in concordanta cu tema evenimentului si cu sectorul de afaceri al companiei.

Numarul de participanti: numarul de participanti la eveniment va influenta cu siguranta numarul de locuri disponibile. Intr-adevar, o demonstratie de 50 de persoane va beneficia de o gama mult mai larga de optiuni decat o alta adunare de 500 de persoane. Pe langa organizarea unei mari intalniri va implica respectarea anumitor standarde de securitate la fata locului.

Accesibilitatea locului: Daca alegerea unui loc atipic si original este esentiala pentru a incinge spiritele, accesibilitatea acestuia trebuie sa fie la fel de mare: un loc accesibil cu orice mijloc de transport (masina, avion, tren) va fi ideal central pentru marea majoritate a oaspetilor. Parcarea gratuita va fi, de asemenea, foarte apreciata. Parcarea prea departe? Parcarea cu valet ar putea fi o formula castigatoare. Si nu uita de accesibilitatea pentru persoanele cu dizabilitati sau mobilitate restrictionata!

Costurile si flexibilitatea datei: cu cat locatia indeplineste mai multe criterii de alegere, cu atat este mai ravnita. Prin urmare, va trebui sa te descurci in avans si sa faci selectia uneori pana la un an intreg inainte de organizarea evenimentului. Durata evenimentului va juca, de asemenea, un rol cheie in alegerea locatiei, dar si in costul total. Sa nu uitam ca, daca evenimentul are loc pe parcursul mai multor zile, va trebui sa oferi solutii satisfacatoare de cazare, indiferent daca sunt in incinta locatiei sau in apropiere.

Echipament furnizat: Locatia aleasa ar trebui sa poata furniza de preferinta sau macar sa se acomodeze cu echipamentele necesare bunei desfasurari a evenimentului. Gandeste-te chiar si la cele mai mici detalii: sunt destule scaune, mese, fete de masa sau chiar feluri de mancare? Exista suficienta energie electrica pentru a face tot ce vrei? Beneficiezi de un sistem de sonorizare la local? De un ecran? De la un videoproiector? Toate cu costuri suplimentare sau incluse? Daca echipamentul nu exista, poti obtine referinte de la furnizori obisnuiti la locul respectiv? Sunt exclusiv locul respectiv? Daca da, evalueaza cu atentie costurile rezultate ca sa nu ai surprize neplacute.